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Le 3 regole della posta elettronica

02-12-2020 | IT & Infrastruttura

Sono in molti a pensare che un buon antivirus ed un buon client di posta elettronica, siano la soluzione definitiva per mantenere il servizio di posta elettronica efficiente e sicuro.

In realtà non è propriamente vero.
Se paragoniamo la situazione ad esempio ad un'automobile potremmo osservare che: possedere un’auto moderna e sicura non include il fatto che potrà evitarci di: salire e scendere, allacciare la cintura, parcheggiare, guidare, effettuare la manutenzione, prendere decisioni e gestire il tutto in modo responsabile.
Ad esempio un antifurto ci aiuterà a scoraggiare i malintenzionati, ma se parcheggiamo in condizioni pericolose non potremo certo evitare le ammaccature. Creeremmo inoltre condizioni pericolose o scomode per altri automobilisti.

Insomma la posta non è molto differente. Possiamo automatizzare una serie di processi ma alla fine saremo sempre noi a dover proteggere il nostro account e a gestire e prevenire le inefficienze.

Un sistema informatico è sicuro se anche noi rispettiamo e applichiamo le regole base.

Le 3 regole della posta elettronica

Un servizio di posta è un sistema sofisticato in quanto per mantenere l'efficienza del servizio, deve rispondere a dei criteri di sicurezza molto alti.

È in assoluto il servizio web più bersagliato da: virus, phishing e spam. La sofisticazione tecnologica necessaria per rendere il servizio sempre operativo è fra le più complesse e articolate. Basti pensare che per ogni e-mail ricevuta, almeno altre 100 sono state respinte o classificate come indesiderate.

Se dunque da un lato abbiamo un servizio di poste lato nostro dobbiamo premunirci di alcune precauzioni per assicurarci che il servizio non venga mai interrotto.  

Ma vediamo insiemi alcuni punti base per mantenere il servizio di posta sempre al top:


Analizziamo bene le nostre esigenze e scegliamo il servizio di conseguenza 

Sembra scontato ma non lo è affatto. È molto differente la scelta di un servizio se siamo privati o Aziende, come è molto differente scegliere il servizio se siamo una piccola, media o grande impresa.

Ad esempio, un professionista che lavora principalmente in ambito manifatturiero generalmente non ha le stesse esigenze di un professionista che lavora in ambito finanziario o digitale. Allo stesso modo una piccola azienda non ha generalmente un responsabile IT interno cosa che invece ha sicuramente una grande impresa.

La piccola impresa deve quasi sempre affidarsi ad un servizio che offra anche supporto.

Se siete dunque un professionista che usa raramente la posta elettronica o la usa solo poche volte al giorno, un servizio come Gmail o Outlook.com saranno più che sufficienti.

In alternativa, se volete qualcosa di più professionale Google business e Office 365 offrono delle soluzioni integrate a tutto tondo molto attuali e ad un costo accessibile.


Questi servizi sono davvero ben strutturati e i problemi classici sono praticamente assenti. In compenso richiedono in qualche modo che siate parzialmente skillati in ambito tecnologico poiché se è vero che hanno pochi problemi, quando li hanno l’accesso al supporto non è proprio semplice ed immediato.


Altra componente è come lo utilizzerete. Se pensate di configurare lo stesso account su su più device (che magari cambiate frequentemente), un servizio IMAP cloud è la soluzione ideale. Idem se la Vostra azienda ha dei contratti di noleggio HW/SW, poter riconfigurare velocemente gli account ed essere operativi in tempi brevissimi, un bel vantaggio. Detto questo bisogna ragionare bene e bilanciare costi/benefici.

Servizi base come quelli segnalati partono più o meno dai 3 €/mese per casella. Il che significa che 10 caselle hanno un costo di circa 360€/anno (solo per le caselle di posta).

Sul mercato esistono soluzioni web hosting, che includono anche il supporto telefonico e costano decisamente meno. Se quindi lavorare in un ambiente completamente integrato non è fra le vostre priorità, le soluzioni più low cost faranno al caso vostro.

Ci sono poi altri fattori da considerare: dimensione della casella, volume degli allegati, backup, sistemi di protezione, difficoltà di configurazione, numero di invii massimi, features disponibili, gestione della privacy, tipo di supporto etc.

In conclusione: se non avete le competenze necessarie e questo è per voi uno strumento chiave, rivolgersi ad un professionista che vi sappia guidare e consigliare è sicuramente la soluzione migliore.


Sicurezza: non solo antivirus/antispam. Usate più di un account

Ogni persona che utilizza la posta elettronica in ambito professionale dovrebbe avere almeno due account.

Il motivo è molto semplice: la maggior parte dei servizi che sottoscrivete in rete (dall’home banking a Facebook, da JustEat a Netflix), richiede l’utilizzo di un account e-mail per gestire il profilo utente e le comunicazioni.

Quando create un account è dunque necessario inserire il proprio indirizzo e-mail, stoccando di fatto questo dato in un database terzo. Passaggio obbligatorio è anche parzialmente problematico se non si prendono le giuste precauzioni.

Molti dei servizi che sottoscriviamo online sono “gratuiti” dove per gratuiti si intende che non viene richiesta nessuna forma di pagamento in denaro. In questo caso ciò che interessa al proprietario del servizio e la possibilità di utilizzare i vostri dati per finalità marketing.

Nessuna fregatura, non è un dramma, il mondo girà così. A fronte di un servizio gratuito il titolare del servizio si riserva la possibilità di guadagnare tramite rivendita di pubblicità e servizi di advertising di vario genere (compresi quelli profilati).

Ciò che ci interessa sapere in questo caso è che: fra i dati che verranno utilizzati per finalità marketing c’è il vostro indirizzo e-mail.
Eh già … bella fregatura? Sì e No.
Se il servizio è serio e la newsletter proposta dal servizio ci interessa davvero allora nessuna fregatura, in caso contrario ...
Molto, dunque, dipende dalla serietà del servizio sottoscritto anche se come sempre, la sicurezza deve partire dalle buone pratiche … le nostre.
Non è raro sentire che qualche hacker/cracker ha fatto breccia in un database rubando una serie di dati più o meno sensibili. Recentemente Google e Apple, ad esempio, hanno aggiunto dei servizi di notifica proprio sul su questo tema.
Scopriamo così che il nostro servizio di foto di unicorni che usiamo da sempre è in realtà un colabrodo.
C’è poco da fare, la password la potete cambiare, ma il vostro indirizzo e-mail comincerà a viaggiare senza sosta fino alla fine dei tempi passando di spammer, in spammer, in spammer … e in spammer ancora.
A quel punto la Vostra casella comincerà a riempirsi vertiginosamente di spazzatura obbligandovi a correre ai ripari.
Da questo loop non si esce, ricordatevelo.

Cosa fare dunque per proteggersi? Ecco qualche semplice ma efficace precauzione: 

  1. NON USATE IL VOSTRO INDIRIZZO PROFESSIONALE per sottoscrivere i servizi online, ma un indirizzo secondario gratuito. Nel caso bersaglieranno quello ma il Vostro lavoro quotidiano non verrà compromesso.

  2. Leggete bene il paragrafo sulle finalità marketing del servizio che state sottoscrivendo.
    Se le regole sono molto aleatorie o prevedono la cessione dei dati a soggetti terzi pensateci bene prima di procedere. Nel caso usate la regola 1.

  3. NON USATE LA SOLITA PASSWORD
    Un classico che genera anche altri problemi, seri, come il phishing e il furto d’identità.
    Quando, durante la registrazione, vi viene chiesto di inserire la vostra e-mail ed una password, la password non deve essere mai quella che usate si solito per il vostro account e-mail.
    Sembra scontato ma il 70% degli internauti fa questo errore madornale.
    Ricordatevi poi che il livello di sicurezza di Google, Apple, Microsoft etc. non è lo stesso del sito amatoriale di ricette di Vostro cugino, il quale è diventato paonazzo alla domanda: "ma che livello di criptazione usi per i dati sensibili?". Il rosso del suo faccione è la conferma che sono: in chiaro e in bella vista.

  4. Usate password complesse
    So che è comodo scrivere "polpo" sulla tastiera, ma esattamente come: qwerty, 123, nessuna, etc. non sono password che si possono usare. Idem la vostra data di nascita che da qualche parte di sicuro è pubblica.
    Usate sempre password differenti e di tipo complesso (Lettere Maiuscole + minuscole + segni + numeri + caratteri speciali * almeno di 12 caratteri).

  5. Indirizzo e-mail pubblico sul profilo social? Ma anche no
    A meno che non vogliate mettere anche un bersaglio per spammer lasciare stare. Vale lo stesso per il vostro numero di telefono. E non diventate rossi, vi vedo.

  6. E sul sito?
    Un indirizzo generico. Mai, mai, mai il vostro personale.

  7. Limitate la ricezione delle newsletter
    Ci sono servizi che inviano newsletter ogni minuto. Maccheddiavolo, avranno di così interessante da dire?
    Gestite sempre il limite (nei casi più drastici cancellatevi dalla lista). Questi servizi non di rado rivendono le liste e-mail. Spesso possono diventare degli incubi che vi levano il sonno.

In conclusione: prestate attenzione a chi e dove mettete il vostro indirizzo e-mail. Se è un servizio secondario usate un account gratuito e prestate attenzione: alla sicurezza del servizio, all’utilizzo che faranno del vostro indirizzo e-mail e utilizzate sempre password complesse.

 

Mobility: la posta anywhere, anytime

Il mondo è sempre più mobile. Capita a tutti di rispondere ad una e-mail dell’amministratore delegato delle ACME Industries mentre si stanno comprando le patate e i biscotti.
È il bello del cloud, ovunque e in ogni momento (purché ci sia connessione certo, altrimenti … niente e in nessun luogo).

Ad ogni modo i benefici del cloud oggi sono innegabili e il servizio di posta che risponde a questo principio si basa su protocollo IMAP (Internet Message Access Protocol). Gli ingegneri, come i pirati, sono persone davvero in gamba ma con poca fantasia.

Ad ogni modo, questa modalità lascia semplicemente tutto su server remoto ovvero: la posta in arrivo, quella inviata, il cestino, le cartelle che avete creato etc. non sono fisicamente sul vostro device ma su di un server da qualche parte nel web. Un bel vantaggio se configurate questa soluzione ovunque (smartphone, tablet, pc o Mac, Smart TV, Microonde, Lavatrice etc.).

Questo perché ovunque avrete sempre la stessa situazione e, se o acquistate un nuovo device per esempio uno smartfrullatore, potrete configurare il vostro fantastico account IMAP e avere accesso immediato a tutti i vostri dati. Non potrete inviare il vostro frullato alla fragola ma vuoi mettere!

Se quindi state cambiando il Vostro Smartphone, non dovrete preoccuparti di backuppare i dati di posta, vi basterà configurare l’account sul nuovo telefono et voilà, idem se dovrete controllare la vostra posta mentre siete in vacanza da un internet point tramite webmail, il principio è lo stesso. Una finestra sul vostro account remoto.

Questa tendenza si è molto accentuata recentemente in quanto la necessità di integrare più servizi è diventata una necessità non più circoscrivibile. Un esempio classico è Microsoft 365 che ormai lega tutto insieme.

Ci sono anche delle controindicazioni, ad esempio in assenza totale di connettività non vedi proprio nulla se non quello che è stato in grado di memorizzare il vostro device. Molto spesso poi i controlli di identità vengono fatti online, se quindi non hai connessione non puoi fare nulla.

Idem se la connessione è lenta lo strumento sarà lento, come la ricerca ad esempio.

Avendo la posta totalmente in remoto ci dimentichiamo di fare manutenzione e la posta cresce, cresce e cresce. Effettuare una ricerca su 30 GB di posta con una connessione 3G è una bella sfida. Se poi l’operatore per qualche ragione ha un problema remoto … fisserai per ore un loader.

Ma siamo fiduciosi, la tecnologia web fa passi da gigante e la diffusione della banda larga …

Riteniamo sia quindi una soluzione da valutare seriamente

In conclusione: gestiamo servizi web hosting e quindi anche posta elettronica da moltissimi anni. Non siamo campanilisti a tutti i costi, preferiamo guidare i nostri clienti verso soluzioni che siano in grado di portare dei benefici concreti. Un nostro plus è il supporto, ma siamo anche partner Microsoft perché oggettivamente 365 è un’ottima soluzione per chi deve lavorare in mobilità e in ambienti integrati. Quale soluzione scegliere dipende dunque da: chi siete, dalle esigenze economiche ed operative e dalla tipologia di utilizzo che ne farete. Se vi serve un aiuto in questo senso contattateci, il servizio di posta non si cambia tutti i giorni. Sceglierlo con cura è essenziale.

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